Buitenlands bedrijf: hoe kiest u een accountant in Frankrijk?

Uw Franse dochteronderneming of bijkantoor is ingeschreven, of staat op het punt dat te worden. Nu hebt u een accountant nodig (een expert-comptable), en een snelle zoekopdracht levert duizenden kantoren op. De meeste doen hun werk uitstekend. Het probleem: wat zij dag in dag uit doen, is Franse bedrijven bedienen met Franse eigenaren die in Frankrijk wonen. Uw situatie als buitenlands bedrijf roept heel eigen vragen op, en het kantoor dat u kiest, moet die verschillen al uit het hoofd kennen.

Waarom een doorsnee Franse accountant niet past

Een bedrijf in buitenlandse handen loopt in Frankrijk tegen vragen aan die een binnenlandse klant vrijwel nooit stelt. Creëert uw moederbedrijf een risico op een vaste inrichting? Hoe documenteert u intragroepsstromen voor transfer pricing? Hebt u een btw-registratie nodig nog vóór u personeel ter plaatse hebt? Welk belastingverdrag geldt voor management fees, dividenden of het salaris van een bestuurder die in het buitenland woont? En hoe sluit de Franse jaarrekening aan op de groepsrapportage die uw hoofdkantoor elke maand verwacht, in een ander formaat en vaak volgens andere normen?

Een generalistisch kantoor kan elk van die punten uitzoeken. Maar u betaalt voor dat uitzoekwerk, u wacht erop, en u vertrouwt op antwoorden van iemand die het probleem voor het eerst oplost. Een kantoor dat elke week met buitenlandse bedrijven werkt, heeft uw situatie al tientallen keren gezien. Het stelt de vragen voordat u ze stelt, en het communiceert vanzelfsprekend in het Engels (of uw taal), niet als gunst.

De eerste filter is dus simpel: vraag elk kantoor dat u overweegt hoeveel buitenlandse klanten het bedient, uit welke landen, en wie in het team uw dossier echt gaat behandelen, in uw taal.

Vraag om domiciliëring op het kantoor van uw accountant

Hier is een detail dat zelden in vergelijkingslijstjes staat en waarschijnlijk meer tijd bespaart dan wat ook: kies een kantoor dat ook als uw statutaire zetel kan dienen (domiciliation).

Elke Franse vennootschap heeft een officieel adres nodig, en daar sturen de belastingdienst, URSSAF, de griffie en alle andere instanties hun brieven naartoe, op papier, met wettelijke termijnen die beginnen te lopen op de dag dat de brief aankomt. Is uw zetel een virtueel adres of een leeg kantoor, dan moet iemand die post ophalen, doorhebben dat een onopvallende envelop eigenlijk een belastingaanslag met een antwoordtermijn van 30 dagen bevat, hem scannen en naar de juiste adviseur sturen. Elke schakel in die keten is een plek waar dagen verdwijnen.

Is uw accountant ook uw statutaire zetel, dan heeft de keten één schakel. De belastingaanslag belandt op het bureau van de persoon die hem gaat beantwoorden. Loonbrieven bereiken het payrollteam op de dag van aankomst. Niets blijft in een brievenbus liggen, en geen termijn loopt af terwijl een pdf in iemands inbox wacht.

Eén kantoor voor boekhouding, fiscaliteit, payroll, HR en juridisch advies

Het derde criterium is de reikwijdte. In Frankrijk hebt u al snel meer nodig dan boekhouding alleen: payroll (zwaar gereguleerd en complex in Frankrijk), arbeidscontracten, belastingaangiften, jaarlijkse juridische formaliteiten, misschien het nalezen van een huurcontract of een aandeelhoudersbesluit.

Neemt u apart een accountant, een payrollbureau, een arbeidsjurist en een fiscaal adviseur, dan wordt u de projectmanager van uw eigen adviseurs, vanuit een ander land, in een andere taal, in een andere tijdzone. U bent degene die de loongegevens doorstuurt die de accountant nodig heeft voor de boeken, die de jurist achternazit voor het contract waar het payrollbureau op wacht, en die het bedrijf vier keer uitlegt aan vier kantoren. Elke overdracht kost tijd, en valt er iets tussen twee adviseurs in, dan zegt elk kantoor, niet geheel onterecht, dat het de taak van de ander was.

Een kantoor dat boekhouding, fiscaliteit, payroll, HR en juridische ondersteuning intern afhandelt, neemt die rol volledig van u over. De teams delen één dossier en overleggen zonder u ertussen, en u krijgt één aanspreekpunt dat verantwoordelijk is voor het geheel. Voor een buitenlands bedrijf zonder mensen ter plaatse is dat wat de Franse vestiging zelfstandig laat draaien in plaats van uw avonden op te slokken.

Drie laatste controles

Inschrijving bij de Ordre des experts-comptables: in Frankrijk is "expert-comptable" een beschermde, gereglementeerde titel. Alleen ingeschreven kantoren mogen wettelijk uw jaarrekening opstellen, en de inschrijving brengt een beroepsaansprakelijkheidsverzekering en toezicht met zich mee. Controleer het kantoor in het openbare register van de Ordre (annuaire.experts-comptables.org) voordat u iets tekent; niet-ingeschreven aanbieders van "boekhouddiensten" bestaan wel degelijk.

Tools die vanuit het buitenland werken: u komt geen map met bonnetjes afgeven. Vraag om te zien hoe het kantoor echt met klanten op afstand werkt: een degelijk portaal om documenten te uploaden, dashboards die u vanaf het hoofdkantoor kunt lezen, elektronische handtekeningen en videobellen als standaard. Vraag ook hoe snel ze e-mails beantwoorden. Een kantoor dat internationale klanten gewend is, heeft daar een duidelijk antwoord op, want zijn klanten zitten nooit om de hoek.

Een heldere, vaste offerte: gespecialiseerde kantoren werken meestal met een vast maandbedrag voor een afgebakende scope, één keer per jaar herzien, in plaats van open facturatie per uur. Een serieus voorstel benoemt wat inbegrepen is (boekhouding, jaarrekening, loonstroken, aangiften) en wat extra kost. Een offerte die uit één getal zonder scope bestaat, valt nergens mee te vergelijken.

Vijf vragen om te stellen voordat u tekent

1. Hoeveel buitenlandse klanten bedient u, en uit welke landen?

2. Kunt u onze vennootschap op uw adres domiciliëren, en wat houdt die dienst in?

3. Worden payroll, fiscaliteit en juridisch werk door uw eigen team gedaan, of doorgegeven aan partnerkantoren?

4. Wie wordt ons dagelijkse aanspreekpunt, en in welke taal?

5. Bent u ingeschreven bij de Ordre des experts-comptables?

Een kantoor dat bij u past, beantwoordt alle vijf de vragen in één e-mail, zonder bij iemand na te vragen.

Geen van deze criteria staat in een prijsvergelijking, en ze bepalen allemaal hoeveel van uw eigen tijd de Franse entiteit u gaat kosten. Stel deze vragen voordat u tekent, niet na de eerste gemiste deadline.