Engelstalige accountant in Frankrijk: hoe kiezen en wat u moet weten

Elk Frans kantoor met buitenlandse cliënten zegt dat het Engels spreekt. Die bewering kost niets en zegt u bijzonder weinig. Twee dingen bepalen of de samenwerking werkt, en geen van beide staat op de website: is het kantoor überhaupt ingeschreven om uw boekhouding te voeren, en is Engels daar een proces of één behulpzame persoon die de telefoon opneemt.

Daarnaast vereist de Franse wet dat uw boekhoudkundige documenten in het Frans worden opgesteld, iets wat zelden ter sprake komt bij een eerste gesprek. Wat u koopt, is iemand die ervoor zorgt dat u die documenten begrijpt voordat een termijn verstrijkt.

De eerste controle is die in het beroepsregister

De titel van accountant (expert-comptable) is wettelijk beschermd. De ordonnance nr. 45-2138 van 19 september 1945 omschrijft het beroep als het gewoonlijk nazien en beoordelen van de boekhouding van ondernemingen waaraan men niet door een arbeidsovereenkomst is gebonden, en eveneens het voeren, centraliseren, openen, afsluiten, controleren, corrigeren en consolideren van die boekhouding. Dat is het werk dat u koopt, en wie het uitvoert hoort ingeschreven te staan bij de Ordre des experts-comptables.

Die controle kost u een minuut. Het openbare register is gratis en doorzoekbaar op naam, kantoor en gemeente, en een ingeschreven beroepsbeoefenaar geeft u zijn inschrijvingsnummer zonder dat u er tweemaal om hoeft te vragen. Staat wie uw boekhouding wil voeren er niet in, dan houdt het gesprek daar op, wat de offerte ook zegt.

Wat het register u niet vertelt, is of het kantoor al een vennootschap als de uwe heeft behandeld, of er iemand in het Engels werkt. Daarvoor dient het eerste gesprek.

‘Engelstalig’ is een proces, geen persoon

Vraag een Frans kantoor of het Engels spreekt en het antwoord is altijd ja. De vraag die onderscheid maakt is nauwer: wie volgt ons dossier dagelijks op, en in welke taal werkt die persoon?

Dat telt omdat de mensen verschillen. De vennoot bij het kennismakingsgesprek spreekt doorgaans vlot Engels. Wie in maart de btw-herinnering stuurt vaak minder. Een werkelijk Engelstalig kantoor beschikt over Engelse rapporteringsmodellen, Engelse opdrachtbrieven en meer dan één persoon die een loonvraag kan beantwoorden zonder langs een collega of Copilot te gaan.

Twee dingen om naar te vragen:

• De naam en functie van de persoon die uw dossier zal opvolgen
• Wat er met uw vragen gebeurt wanneer die persoon afwezig is

De opdrachtbrief bepaalt de afspraak

Franse kantoren werken met een opdrachtbrief (lettre de mission) die het toepassingsgebied, de op te leveren stukken en de erelonen vastlegt. Het is een beroepsverplichting, en het is het document dat bepaalt wat u koopt.

Lees hem op wat er niet in staat. De jaarrekening en de aangifte vennootschapsbelasting staan er vrijwel altijd in. Groepsrapporteringen, een brug naar IFRS of US GAAP, btw-registratie, loonadministratie en het beantwoorden van de commissaris van uw moedervennootschap vaak niet, en elk daarvan levert een factuur op die u niet had ingecalculeerd. Hebt u rapportering in het Engels nodig, dan hoort die als op te leveren stuk in de brief, niet als stilzwijgende afspraak.

Erelonen zijn meestal een vast jaarlijks of maandelijks bedrag voor een afgebakend geheel, met uurtarieven daarbuiten. Vergelijk kantoren op wat het vaste bedrag dekt en niet op het bedrag zelf.

Vijf vragen voor het eerste gesprek

1. Wat is uw inschrijvingsnummer, en onder welke regionale Ordre valt u?
2. Wie opent een brief van de belastingdienst of de Urssaf, en hoe snel hoor ik ervan?
3. Kunt u een brug maken van de Franse cijfers naar het referentiestelsel van onze groep?
4. Wat zit er precies in het vaste bedrag, en wat wordt apart gefactureerd?
5. Wie neemt ons dossier over wanneer onze contactpersoon afwezig is?

Wat de wet in het Frans voorschrijft

Artikel L123-22 van het Franse wetboek van koophandel telt één zin: boekhoudkundige documenten worden opgesteld in euro en in de Franse taal. Hetzelfde artikel verplicht u ze tien jaar te bewaren.

Dat is geen voorkeur, en geen enkel kantoor kan daarvan afwijken. Uw grootboek, uw dagboeken en uw jaarrekening zijn Franstalige documenten. Hetzelfde geldt voor de aangifte vennootschapsbelasting (liasse fiscale), de btw-aangifte, de loonaangifte (déclaration sociale nominative, DSN) en alles wat bij de griffie van de handelsrechtbank wordt neergelegd.

Het reikt verder dan de documenten die u leest. Bij een belastingcontrole levert u een boekhoudkundig dagboekbestand (fichier des écritures comptables, FEC) aan. Artikel A47 A-1 van het Franse wetboek fiscale procedures legt het formaat vast: achttien verplichte velden in een vaste volgorde, rekeningnummers waarvan de eerste drie tekens het Franse rekeningstelsel (plan comptable général) volgen, rekeningomschrijvingen volgens dezelfde nomenclatuur, en een bestandsnaam in de vorm SirenFECAAAAMMJJ. Zelfs het databestand dat een controleur ontvangt, is structureel Frans.

Wat u bij elk document hoort te krijgen

Drie plaatsen waar het taalverschil geld kost

Een brief met een lopende termijn. Fiscale en sociale correspondentie komt in het Frans, op papier, op uw maatschappelijke zetel aan. Een ingebrekestelling (mise en demeure) doet een termijn lopen, of iemand in uw organisatie de brief nu heeft geopend of niet. Is dat adres een domiciliatieadres en leest daar niemand de post in het Frans, dan verneemt u het probleem soms pas via een invorderingsbericht met de verhogingen er al op. Dit is de duurste versie van het taalverschil, en ze begint bij ongeopende post. Het is meteen het beste argument om uw maatschappelijke zetel bij uw accountant te nemen: wie de brief opent, is dan ook wie hem kan lezen, erop kan handelen en u kan zeggen wat hij betekent.

Consolidatie. De Franse jaarrekening volgt het Franse rekeningstelsel. Uw groep rapporteert onder IFRS, US GAAP of een eigen nationaal stelsel. Iemand moet de brug slaan. Doet uw Franse accountant dat niet, dan doet uw groepsfinanciële dienst het, op basis van documenten die ze niet kan lezen. Leg vóór de eerste afsluiting vast wie dat op zich neemt, en niet tijdens.

Een belastingcontrole. De vragen komen in het Frans, het FEC gaat over in het Franse rekeningstelsel, en uw antwoorden moeten kloppen met cijfers die het hoofdkantoor nooit in het origineel heeft gezien. Eén kantoor dat het dossier in beide richtingen kan uitleggen, houdt daar één gesprek van.

Wat u hieruit moet onthouden

Controleer het register, test het proces, en zet de Engelse op te leveren stukken in de opdrachtbrief. De taalvraag telt, maar niet om de reden die de meesten aannemen. Niets van wat u indient verandert van taal, dus wat u koopt is iemand die het gat dicht tussen wat de Franse administratie zegt en wat uw bestuur begrijpt.

Keypoint International werkt met bedrijven met buitenlandse aandeelhouders in Frankrijk, wat betekent: Engels met het hoofdkantoor en Frans met de administratie. Boekhouding en financiële overzichten, belastingnaleving, loonadministratie en de juridische formaliteiten zitten bij één team, zodat het Franse document en de Engelse uitleg van dezelfde plek komen.

Zit u nog vroeger in het traject, dan gaat een accountant kiezen in Frankrijk dieper in op de selectie, en komt zich vestigen in Frankrijk daarvóór. Begroot u een eerste aanwerving, dan geeft wat een werknemer kost de cijfers.